System kontroli w firmie czyli jak nie zbankrutować

Piszę ten artykuł na gorąco, bowiem jego tekst zrodził mi się w ostatnich minutach, kiedy analizowałem niesolidnych kontrahentów firmy mojego znajomego, którą dla potrzeb tego wpisu nazwę FIRMĄ X. Otóż od jakiegoś czasu zajmuję się analizą należności oraz wysyłaniem wezwań do zapłaty tym, którzy nie płacą w terminie swoich zobowiązań. Firma X się rozwija, sprzedaż produkcji rośnie z miesiąca na miesiąc, a żeby zbyć to co zostanie wytworzone potrzebuje klientów. Jednak zauważyłem bardzo ważną rzecz – brakuje systemu, który zapewniłby pozyskiwanie takich klientów, którzy będą wiarygodni, terminowo regulujący swe zobowiązania. Bo co z tego, kiedy wszystkie środki finansowe zaangażujemy w produkcję, jeśli nie będą spływały należności za sprzedany towar. A brak wpływu środków do kasy firmy powoduje zachwianie płynności finansowej i konieczność poszukiwania drogich środków pieniężnych w Bankach. W ostatnich dniach otrzymałem listę zalegających z zapłatą faktur firm. Siadam przy komputerze, biorę pierwsza z brzegu firmę, wpisuje jej nazwę w wyszukiwarkę i nagle pokazuje mi się cała litania wpisów – wizytówki dłużnika. Powstaje pytanie – skoro widnieją tam zobowiązania z tytułu faktur z poprzednich lat, tj. roku 2013 i 2014, to dlaczego dochodzi do sprzedaży takiej firmie. Jeżeli ja znajduję takie wpisy, to dlaczego tego nie robią osoby odpowiedzialne za nawiązywanie kontaktów handlowych. Znalezienie wpisu mówiącego o długu, powinno takiego kontrahenta wyeliminować z bazy klientów. Uważam, że właśnie brak systemu kontroli powoduje, że wiele firm traci przez brak zabezpieczenia duże pieniądze a przede wszystkim płynność finansową. Ja wiem, że sprzedaż jest bardzo ważna, ale czasami lepiej jest mniej wyprodukować i mniej sprzedać, niż ponosić z tego tytułu straty. W dzisiejszych czasach, gdzie wiele firm balansuje na granicy ryzyka, oszukuje kontrahentów, nie płaci faktur, musi być stworzony system kontroli, który być może nie całkowicie, ale chociaż częściowo wyeliminuje występowanie tego typu zagrożeń. Powinno się to odbywać etapowo. Jeśli już zostaną nawiązane kontakty handlowe, trzeba sprawdzić daną firmę. Handlowcy poszukujący klientów, kiedy już takowych znajdą, to zanim zrealizują zamówienie, powinni poszperać w Internecie, czy czasem nasz potencjalny odbiorca nie figuruje jako dłużnik. Potem z kolei na etapie zbierania zamówień i samego procesu sprzedaży, powinna być sporządzana staranna dokumentacja, która w razie potrzeby pozwoli skierować sprawę do Sądu. W dzisiejszych czasach kontrahenci rzadko sporządzają umowy, a zamówienia realizowane SA na podstawie uzgodnień telefonicznych lub e-mailowych. Warto więc zapewnić dobrą dokumentację dostaw, a więc dokumenty wydania magazynowego, protokoły przyjęcia towaru, poświadczenie przyjęcia faktury, itp. Wiem, że dzisiaj nie wymaga się podpisów na wielu dokumentach, ale kiedy przyjdzie konieczność skierowania sprawy do Sądu, nie mając podpisów stron uczestniczących w transakcji, trudno będzie udowodnić swoje racje.
Ja również zaproponowałem FIRMIE X wprowadzenie deklaracji wekslowej waz z wekslem, bo on znacznie ułatwia dochodzenie roszczeń przed Sądem. Uczestnicząc często w szkoleniach z przedsiębiorczości, wielokrotnie słyszałem, że podstawą sprawnego działania firmy jest stworzenie systemu zarządzania. Obserwując zarówno FIRMĘ X, jak tez inne jej podobne z pełna świadomością mogę stwierdzić, że brak takiego systemu zapewniającego ochronę prowadzi w bardzo szybkim tempie do bankructwa.

Stanisław Bińkiewicz

O Autorze 

Absolwent Europejskiej Akademii Planowania Finansowego, uzyskał Certyfikat Doradcy Finansowego €FG

    Znajdź mnie:
  • facebook
  • linkedin
  • skype